Wie aus einem Rechenzentrum im Bau eine außergewöhnliche Bühne für ein exklusives B2B-Event wurde.
Die Durchführung eines solchen Events stellt selbst erfahrene Eventagenturen vor besondere Herausforderungen. Für einen unserer Kunden durften wir ein exklusives B2B Event mit 200 Gästen innerhalb eines neu gebauten Rechenzentrums realisieren – und das noch während der finalen Bauphase.
Die Kombination aus hochmoderner Infrastruktur, anspruchsvollen Sicherheitsanforderungen und einer laufenden Baustelle machte dieses Projekt zu einer außergewöhnlichen Veranstaltung, die präzise Planung, Flexibilität und professionelles Projektmanagement über sieben Monate erforderte.
Bereits in der frühen Konzeptionsphase war klar, dass die geplante Eventfläche erst kurz vor dem Veranstaltungstermin fertiggestellt werden würde. Besonders kritisch waren dabei drei Faktoren:
Da sich das Rechenzentrum noch im Ausbau befand, mussten wir unsere Eventplanung kontinuierlich an den aktuellen Baufortschritt anpassen. Regelmäßige Abstimmungen mit Bauleitung, technischen Dienstleistern und dem Kunden waren entscheidend für den Projekterfolg.
Als verantwortliche Eventagentur entwickelten wir einen dynamischen Projektplan mit verschiedenen Szenarien für den Fall von Bauverzögerungen.
Zu unseren Maßnahmen gehörten:
Denn durch regelmäßige Termine vor Ort konnten wir den Fortschritt der Bauarbeiten überwachen und frühzeitig auf Veränderungen reagieren.
Denn die Fertigstellung der Veranstaltungsfläche sowie die Funktionsfähigkeit des Lastenaufzugs waren für den Aufbau von Bühne, Technik, Mobiliar und Catering essenziell. Durch die enge Zusammenarbeit mit allen Beteiligten konnten kritische Meilensteine laufend überprüft werden.
Da der Lastenaufzug erst kurz vor dem Event freigegeben wurde, entwickelten wir alternative Logistikprozesse, um im Bedarfsfall schnell reagieren zu können.
Denn gerade in einem Rechenzentrum gelten besondere Anforderungen hinsichtlich Zutritt, Arbeitssicherheit und technischer Infrastruktur. Diese wurden vollständig in die Veranstaltungsplanung integriert.
Die Durchführung unter laufenden Baustellenbedingungen erforderte vorausschauende Planung und enge Abstimmung zwischen Kunde, Bauleitung und allen beteiligten Gewerken.
Der Lastenaufzug wurde erst kurz vor dem Event freigegeben. Die vorbereiteten alternativen Logistikprozesse dienten dazu, auch bei kurzfristigen Änderungen reagieren zu können.
Trotz der herausfordernden Ausgangssituation konnte die Veranstaltungsfläche rechtzeitig fertiggestellt werden. Auch der Lastenaufzug wurde fristgerecht in Betrieb genommen, sodass der komplette Aufbau nach Plan erfolgen konnte.
Das Event fand erfolgreich innerhalb des neuen Rechenzentrums statt und bot den Gästen einen exklusiven Einblick in die moderne IT-Infrastruktur des Standorts. Die Kombination aus innovativer Location, kreativer Einbindung der Gäste, Showelementen mit Künstlern und Musikern, professioneller Umsetzung und reibungslosem Ablauf sorgte für ein durchweg positives Feedback seitens des Kunden, der Teilnehmenden und ausgewählter Presse.
Diese Veranstaltung zeigt, wie wichtig professionelle Projektsteuerung, Flexibilität und Erfahrung bei Events in außergewöhnlichen Locations sind. Insbesondere bei Veranstaltungen in Rechenzentren, Industrieanlagen oder Neubauten können sich Rahmenbedingungen bis kurz vor dem Event verändern.
Durch vorausschauende Planung, enge Kommunikation mit allen Projektbeteiligten und ein strukturiertes Risikomanagement konnten wir auch unter Baustellenbedingungen eine erfolgreiche Veranstaltung realisieren.
Exklusive Fahrzeugpremiere für ausgewählte Händler in Off-Location
Während der Corona-Pandemie standen Unternehmen und Eventveranstalter vor völlig neuen Herausforderungen. Für einen Automobilkunden aus dem neuen Segment für Elektromobilität durften wir eine exklusive Fahrzeugpräsentation für ausgewählte Händler und Pressevertreter realisieren – in einer Location, die auf den ersten Blick kaum als Veranstaltungsort in Frage kam: einem Parkhaus.
Die Aufgabe bestand darin, unter strengen Hygieneauflagen eine professionelle Präsentationsplattform zu schaffen, die sowohl vor Ort als auch digital per Livestream erlebbar war.
Das Projekt brachte mehrere außergewöhnliche Anforderungen mit sich:
Eine besondere Überraschung ergab sich kurz vor dem Aufbau: Das neue Fahrzeug war höher als die maximale Durchfahrtshöhe auf dem Weg zur Präsentationsebene. Eine scheinbar kleine, aber entscheidende Herausforderung, die kurzfristig gelöst werden musste.
Aus funktionalen Parkflächen entstand eine moderne Eventlocation mit Bühne, Lichtinszenierung, Präsentationstechnik, Cateringbereich und Streaming-Infrastruktur. Ziel war es, die Markenwelt des Kunden authentisch abzubilden und gleichzeitig ein exklusives Erlebnis für die eingeladenen Händler zu schaffen.
Da nicht alle Teilnehmenden persönlich anwesend sein konnten, entwickelten wir ein hybrides Eventkonzept mit hochwertiger Livestream-Technologie. So konnten Produktpräsentationen, Interviews und Fahrzeugvorstellungen sowohl vor Ort als auch digital verfolgt werden.
Kurz vor der Einfahrt auf die Präsentationsebene stellte sich heraus, dass das Fahrzeug die zulässige Durchfahrtshöhe überschritt. Gemeinsam mit dem technischen Team wurde eine schnelle und sichere Lösung entwickelt: Durch kontrolliertes Ablassen von Luft aus den Reifen konnte die Fahrzeughöhe reduziert werden, sodass das Fahrzeug problemlos auf die vorgesehene Bühnenfläche gelangte.
Zum Schutz aller Beteiligten wurden sämtliche geltenden Corona-Maßnahmen konsequent umgesetzt. Dazu gehörten
Die Maßnahmen ermöglichten eine sichere Durchführung der Veranstaltung bei gleichzeitig hochwertigem Veranstaltungserlebnis.
Die Fahrzeugpräsentation konnte planmäßig umgesetzt werden und bot den eingeladenen Händlern und Pressevertretern einen exklusiven Einblick in das neue Modell. Durch die Kombination aus Live-Erlebnis und digitaler Übertragung erreichte die Veranstaltung eine deutlich größere Reichweite als klassische Präsenzveranstaltungen.
Besonders positiv bewertet wurden die kreative Nutzung des Parkhauses als Eventlocation, die professionelle Livestream-Produktion, sowie die reibungslose Umsetzung aller Hygieneanforderungen.
Dieses Projekt zeigt, wie kreative Eventplanung selbst unter außergewöhnlichen Rahmenbedingungen erfolgreiche Markenerlebnisse schaffen kann. Die Verbindung aus ungewöhnlicher Location, digitaler Eventtechnologie und flexibler Problemlösung machte die Fahrzeugpräsentation zu einem besonderen Erfolg.
Gerade in Zeiten hoher Anforderungen an Sicherheit, Logistik und Kommunikation sind innovative Konzepte und erfahrenes Projektmanagement entscheidende Erfolgsfaktoren.